いよいよ『try! Swift Tokyo 2024』の開催が近づき、私たち運営チームは最終準備に向けてのラストスパートに入っています。開催までの道のりは決して平坦ではありませんでしたが、参加者の皆さんに心から楽しんでいただきたいという思いで満ちています。
先日、3月15日には、当日スタッフの皆さんとの顔合わせと事前打ち合わせミーティングを実施しました。このミーティングでは当日の流れや役割分担、さらには緊急時の対応策など、さまざまな事項を確認し合いました。また、スタッフ一人ひとりの意見や提案を共有することで、より良いイベントにするためのアイデアも生まれました。
もちろん、準備を進める中で至らない点もあるかもしれませんが、私たちは常に改善に努めています。そして、参加者みなさまからの温かいサポートをいただくことで、それはもっと素晴らしいイベントになると確信しています....！
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当日スタッフの皆さんと初の顔合わせ
運営メンバーをはじめとする当日スタッフの皆さんと初めて顔を合わせるミーティングが行われました。このミーティングは、『try! Swift Tokyo 2024』開催前に行われる唯一の顔合わせであり、非常に重要な意味を持っています。遠方にいるメンバーも参加できるよう、ハイブリッド形式での開催が必須となりました。この度は、メルカリさんにハイブリッド開催が可能な会場を提供いただきました。ありがとうございます。
オンラインでの参加者は約10名、オフラインでの参加者は約20名と、総勢約30名のメンバーが集まりました。残念ながら、今回参加できなかった方もいますが、運営メンバーと当日スタッフを含めると、総勢約40名の運営体制が整っています。この大きな運営組織ではそれぞれチーム連携と協力がとても重要になってきます。
ミーティングは、メインオーガナイザーである松館さんの挨拶からスタートしました。『try! Swift Tokyo』についての説明を交えながら、まずは全体で共有すべき事項の認識合わせが行われました。
運営メンバー紹介
特に重要なのが運営メンバーの紹介です。各運営メンバーはリーダーポジションを担っており、スタッフ全員に顔と役割を覚えてもらうことが大切です。
先日『try! Swift Tokyo 2024』のWebsiteで運営メンバーを紹介しました。これらのメンバーは、コンファレンスの成功のために欠かせないコアな運営チームとして、さまざまな役割を担っています。
国際カンファレンスとしての特性上、私たちの運営範囲は非常に広く、コンテンツの企画からスピーカーのサポート、ウェブサイト制作、デザイン、ノベルティ制作、スポンサー対応、会場の設計、通訳の手配まで、多岐にわたります。国内のカンファレンスと比べると、その役割の幅と深さは格段に大きくなります。
このような多様なタスクを担当することは、運営メンバーにとって非常に貴重な経験となります。普段は触れることのない業務に携わることで、新たなスキルを習得したり、異なる分野の知識を深めたりすることができるのです。これが、運営に携わる醍醐味の一つと言えるでしょう。
ぜひ公式サイトから運営として活躍するメンバーをチェックしてください。
公式サイト：https://tryswift.jp/#organizer tryswift.jp
チームに分かれて詳細ミーティング
顔合わせミーティングの次のステップとして、運営メンバーはそれぞれ担当するチームに分かれ、詳細なミーティングを行いました。この段階では、各チームがインプットすべき事項を共有し、具体的なディスカッションを進めることが重要です。オンライン参加者はブレイクアウトルームを利用して、オンラインとオフラインがそれぞれチームごとに分かれるように部屋分けを実施しました。
主なチームは、本部、スピーカー、司会、受付、スポンサー、配信、会場、飲食などに分かれています。各チームは、それぞれの担当分野において、カンファレンスの成功に不可欠な役割を果たします。たとえば、スピーカーチームはプレゼンテーションのサポートや通訳の準備を行い、会場チームは当日の動線確認を実施、受付チームは受付の流れから受付方法についてしっかり確認を行います。
このようにチームごとに具体的な役割を明確にし、各チームが協力して作業を進めることで、運営チーム全体としての一体感がさらに高まります。カンファレンス当日に向けての準備がよりスムーズに進むことを期待し、チームワークを大切にしていきましょう！
会場ではミーティング後に交流会を実施
会場に集まったメンバーを中心にミーティング後に交流会を実施しました。交流会では恒例の乾杯の挨拶、『try! Swift Tokyo 2024』のパーティの乾杯の予行練習も行われました。
『try! Swift Tokyo 2024』の2日目（3月23日）の夜には交流会を予定しています。このパーティは、カンファレンスの参加者の皆さんやスピーカーとの交流を深める絶好の機会となります。恒例となっている乾杯の音頭をともに楽しむことで、カンファレンスの思い出を一層特別なものにしましょう。
いよいよ今週、カンファレンスが開催されます。参加者の皆さん、スタッフの皆さん、乾杯の準備はよろしいですか？
『try! Swift Tokyo 2024』は、参加者の皆さんにとって忘れられない経験となることを目指しています。技術的な学びはもちろん、新しい出会いや刺激、そして何よりも楽しさを感じていただける場を提供できるよう、スタッフ一同全力で取り組んでまいります。
皆さんにお会いできることを心より楽しみにしています。『try! Swift Tokyo 2024』での素敵な時間を一緒に作り上げましょう！
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try! Swift Tokyo 2024について
開催日時.
カンファレンス：2024年3月22日（金） 〜 23（土）.
ワークショップ：2024年3月24日（日）.
場所：ベルサール渋谷ファースト.
住所：〒150-0011 東京都渋谷区東１丁目２−２０.
公式サイト：https://tryswift.jp/
tryswift.jp
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最新情報については、公式 X(旧Twltter)からのアナウンスをご確認ください https://twitter.com/tryswiftconf
